Kuin jostain kosmisesta ohjauksesta, maailmankaikkeus on tarjoillut minulle viime aikoina runsaasti vinkkejä ajankäytön hallintaan. Mitä enemmän kuvauskyselyiden ja -toimeksiantojen määrä on kasvanut, sitä selvemmin ajankäytönhallintaa on eri instansseissa korostettu. Edellisellä media-alan erikoisammattitutkinnon lähijaksolla puhuttiin kalenterin täyttämisestä. Digijump-hanke, johon osallistun alkoi ajankäytön hallinnan osiolla – jota olin mielestäni liian kiireinen katsomaan kesäsesongin kuvaruuhkien purkamisen vuoksi. Viimesimmässä mikroyritysten kasvuverkoston tapaamisessa eräs kokenut yrittäjä korosti meille vähemmän kokeneille ajankäytön hallinnan merkitystä ja antoi vinkkejä kalenterin täyttämisestä.

Tällä viikolla havahduin aiheeseen ihan tosissani, sillä minulla on aikataulutettavana syksy, joka saattaa olla kiireisempi kuin kesä 2020, joka oli minulle tähänastisen yrittäjäurani osalta kaikkein vilkkain, ylivoimaisesti. Niinpä olen tutkaillut erilaisia vaihtoehtoja aikani organisoimiseen. Tänä digin kulta-aikana päädyin lopulta perinteiseen, kynällä täytettävään kalenteriin. Olen tähän saakka käyttänyt, ja tulen toki rinnalla käyttämään edelleen, Googlen kalenteria, joka ingegroituu niin puhelimeeni kuin tietokoneisiini. Olen kuitenkin kokenut sen käyttämisen ajankäytön suunnitteluun hieman raskaana. Viimeistään mainitun yrittäjän vinkkien jälkeen päätin, että ratkaisuni tulee olemaan ”analoginen”. Sitten alkoikin mietintä…

Millainen on hyvä kalenteri valokuvaajalle?

Tutkiskelin erilaisia kalenterivaihtoehtoja ja päädyin muutamiin reunaehtoihin:

1. Koska koen järkevimmäksi suunnitella työni viikkotasolla, on viikkoaikataulun hahmottamiseksi järkevää, että kalenterin sivunäkymät ovat viikkotasolla päivätason sijaan
2. Kalenterissa pitää olla riittävästi tilaa merkinnöille, siitäkin huolimatta, että sivunäkymät ovat viikkotasolla
3. Kalenterin pitää löytyä helposti ajoittain sekavalta työpisteeltä, joten tämä ja edellinen huomioiden se ei voi olla hirveän pienikokoinen.

Päädyin lopulta A4-kokoiseen päivämuistoon, jossa yhdellä aukeamalla on yksi viikko vuodesta. Ostin lisäksi muistilehtiöllä varustetun ”kokouskansion”, jonne kalenterin, kynien ym. lisäksi mahtuu tarvittaessa myös 13 tuuman Macbookini. Yksi vaikeimmista tekemisistä ajankäyttöni hallinnan kehittämisessä on opetella pitämään tuo kansio mukanani minne menenkin.

Parhaat vinkit yrittäjän ajankäytön hallintaan

Niin, kuten varmaan jo tähän mennessä tullut esille, on oman ajankäyttöni hallinnassa vielä paljon kehitettävää. Olen kuitenkin koettanut pitää korvat auki ja poimia vinkkejä yrittäjiltä, jotka ovat sen oppineet – aika usein muuten kuulee yrittäjien oppineen tämän taidon kantapään kautta. Listaan niitä tässä siinä järjestyksessä, missä ne tulevat mieleeni ja täydentelen listaa mahdollisesti myöhemminkin sitä mukaa kuin uusia vinkkejä kohtaan. Koetan myös kertoa, miksi koen kyseisen vinkin listaamisen arvoiseksi. Mielestäni parhaan vinkin säästän viimeiseksi 😉

• Ei riitä, että kalenteriin merkitään sovittu kuvauskeikka. Jokaiselle kuvauskeikalle on varattava kalenteriin myös tarvittava editointiaika. Varsinkin nyt kun näyttää että lähikuukausille on hyvälläkin ajanhallinnalla luvassa kiireitä työrintamalla on hyvä tiedostaa myös kalenteria täyttäessä, että yksi kuvaustunti tarkoittaa tavanomasen kuvauskeikan kohdalla editointien kanssa keskimäärin kolmea työtuntia.
• Jos meinaat pitää vapaapäiviä, merkitse ne kalenteriin. Itselläni on ollut aikamoisia haasteita irroittautua kokonaan työmoodista, mikäli tekemättömiä töitä on odottamassa. Tämä on ajoittain varsin kuluttavaa, koska yleensä sitä mukaa kun vanhoja töitä saa tehdyksi, uusia tulee jonoon. Hyvin harvoin pöytä on niin sanotusti tyhjä. Siksi aion jatkossa laittaa vapaapäivät kalenteriin. Koska kuvaustoimeksiannot ovat usein päiväsidonnaisia ja jotkut niistä osuvat arkeen, toiset viikonloppuun, en usko että vapaapäivien merkitsemistä kannattaa tehdä mustekynällä. Mutta jaksamisen kannalta on kuitenkin tärkeintä, että ne tulee pidettyä. Uskon, että vapaapäivien merkitseminen kalenteriin antaa myös ajatuksilleni luvan irrottautua työmoodista nykyistä paremmin.
• Pidä lomat. Ja tietysti, merkitse myös ne kalenteriin. Toisinaan kuulostaa, että yrittäjille se, ettei ole pitänyt lomaa vuosikausiin on jonkinlainen kunnia-asia. Tietysti on helppo ajatella, että yrittäjä ei saa loma-ajaltaan palkka, joten lomaa ei kannata pitää. Mutta kannattaako kynttiläänsä polttaa väen vängällä loppuun? Todellisuudessahan asiakkaat maksavat työntekijöidenkin loma-ajan palkan ostamiensa tuotteiden ja palveluiden hintoihin ”leivottuna”. Ei yrittäjä ole siinä mikään poikkeus – pitää vain hinnoitella ja budjetoida sen mukaan, että pystyy pitämään ainakin jonkinlaisen loman.
• Tee työt klo 8-12. Näin oli opastanut tuota kokeneempaa yrittäjää toinen kokenut yrittäjä. Tätä piti hetken aikaa ihan pohtia, ennen kuin se avautui: yrittäjän päivä on täynnä monenlaista tehtävää. Itse en esimerkiksi koe itse valokuvausta ”työnä”. Se on pikemminkin itseni toteuttamista, joka tuottaa minulle lähinnä nautintoa. Mutta on myös paljon sellaisia tehtäviä, jotka menevät kategoriaan ”pakollinen paha”. Sijoittamalla nämä päivän alkuun, voi loppupäivän tehdä mukavampia tehtäviä – kuten vaikkapa valokuvata – ja siten päättää työpäivä mukavilla fiiliksillä!

Riittäisikö 40 tunnin työviikko?

Minusta tuntuu usein, että jotkut yrittäjät tekee omien sanojensa mukaan niin pitkää työviikkoa, että heidän vuorokaudessaankin lienee enemmän kuin 24 tuntia. Itsekin syyllistyn siihen, että avaan koneen aamulla ja suljen sen vasta illalla, mutta paljonko lopulta teen töitä päivässä? Tai viikossa? En tiedä! Miten se pitäisi laskea? Ajatukseni pyörivät pitkälti työasioiden parissa joko työn alla olevia asioita miettien tai uusien ideoiden pulpahdellessa mieleen. Lasketaanko nämä työaikaani yrittäjänä? Lisäksi, aloittaessani työt aamulla ja lopettaessani ne 14 tuntia myöhemmin en todellakaan ole työskennellyt 14 tuntia (jos ei tuota ajatusten virtaa lasketa), vaan kyse on alussa mainitsemastani, pitkin päivää tapahtuvasta työn ja vapaa-ajan häilyvällä rajalla kulkemisesta.

Yksi konkreettinen asia mihin aion pyrkiä paremmalla ajanhallinnalla on saada omalle työviikolle kesto. Konkreettinen tuntimäärä töitä, oli kyseessä sitten ”kahdeksasta neljään” tyylisesti koneella tapahtuvaa työskentelyä, tai kuvauskeikkojen määräämiä työaikoja. Alkaessani täyttämään kalenteriani uudella tavalla, aion määritellä sinne aluksi 40 tunnin edestä työslotteja, joiden puitteissa viikon työt pitäisi saada tehdyksi.

Jos 40 viikkotuntia ei riitä kaikkien töideni tekemiseen on syytä miettiä joko työprosesseja tai toimeksiantojen aikataulutuksia. Jos taas 40 viikkotuntia ei tunnu täyttyvän on syytä tarkastella pankkitilin saldoa suhteessa omaan tavoitepalkkaan ja joko nauttia ylimääräisestä vapaasta tai miettiä parempia myynti- ja markkinointitoimenpiteitä jäljelle jäävien työslottien täyttämiseksi.